Servizi Business Process Outsourcing

Il nostro team si occupa di raccogliere e prendere in consegna l’intero archivio cartaceo dell’azienda. Questo processo prevede una fase di catalogazione accurata, durante la quale ogni documento viene inventariato e classificato in base alla sua tipologia, rilevanza e scadenza.

L’obiettivo è creare un quadro chiaro e organizzato del patrimonio documentale, permettendo di identificare con precisione quali documenti necessitano di digitalizzazione per una gestione più efficiente e quali, invece, devono essere conservati in formato fisico o digitale, sempre nel rispetto delle normative vigenti.

Attraverso l’uso di scanner professionali, ogni documento viene convertito in formato digitale, garantendo l’integrità e la qualità dell’informazione. Una volta digitalizzati, i documenti vengono arricchiti con metadati specifici, come data, autore, tipologia e altri parametri rilevanti, che facilitano la successiva ricerca e il recupero rapido delle informazioni.

Questo processo non solo trasforma il documento in un formato facilmente accessibile e archiviabile, ma permette di renderlo parte di un sistema di gestione documentale più efficiente, dove ogni file è tracciabile, organizzato e recuperabile con pochi clic.

I documenti digitalizzati e arricchiti con metadati vengono integrati nel nostro sistema di gestione documentale (DMS). Questo sistema centralizzato consente di organizzare e archiviare in modo sicuro tutti i file, rendendoli immediatamente accessibili a chi ne ha bisogno.

Grazie ai metadati associati, la ricerca di documenti diventa estremamente rapida ed efficiente: è possibile trovare un file specifico utilizzando criteri come parole chiave, date o categorie.In questo modo, l’intero archivio è sempre disponibile, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo, semplificando il lavoro e migliorando la produttività aziendale.

Ti assistiamo nell’implementazione di workflow documentali completamente digitali. I tradizionali flussi cartacei, spesso lenti e soggetti a errori, vengono eliminati e sostituiti da flussi digitali più rapidi, tracciabili e snelli.

Attraverso l’automazione dei processi, la distribuzione e l’approvazione dei documenti avvengono in pochi clic, riducendo i tempi di attesa e migliorando l’efficienza operativa.

Se i tuoi flussi documentali lo richiedono, offriamo soluzioni già integrate con il nostro DMS per la gestione della firma digitale. Questo consente di approvare documenti in modo rapido e sicuro, eliminando la necessità di stampare, firmare e scansionare fisicamente i documenti.

La firma digitale è legalmente valida e riconosciuta, garantendo l’autenticità e l’integrità dei file. Con questa integrazione, l’intero processo diventa ancora più semplice e veloce, permettendoti di finalizzare contratti, approvazioni e altre procedure burocratiche in pochi minuti, direttamente dalla piattaforma di gestione documentale, da qualsiasi luogo e in totale sicurezza.

I documenti per i quali è richiesta la conservazione a norma vengono archiviati in modo sicuro e conforme alle normative vigenti, garantendo il loro pieno valore legale nel tempo.

Attraverso un processo strutturato di conservazione digitale, assicuriamo che i file siano protetti da alterazioni, accessibili solo agli utenti autorizzati e conservati per il periodo stabilito dalla legge.

Questo sistema preserva l’integrità e l’autenticità dei documenti, rendendoli disponibili per eventuali verifiche o audit futuri.

Mettiamo in atto soluzioni avanzate di business continuity e disaster recovery per garantire il backup sicuro dei dati e la continuità operativa. I documenti digitalizzati e archiviati vengono regolarmente sottoposti a backup automatici su server sicuri e ridondanti, riducendo al minimo il rischio di perdita di dati. In caso di eventi imprevisti come guasti tecnici, cyberattacchi o disastri naturali, i nostri sistemi di disaster recovery assicurano il ripristino rapido e completo dei documenti, permettendo all’azienda di riprendere le operazioni senza interruzioni significative.

I documenti cartacei che non devono essere né conservati né digitalizzati vengono attentamente selezionati per lo scarto archivistico e inviati al macero. Questo processo avviene in conformità alle normative vigenti, garantendo la distruzione sicura e definitiva dei documenti non più necessari, riducendo l’ingombro e semplificando la gestione dell’archivio.

Grazie a procedure controllate e certificate, ci assicuriamo che i dati sensibili siano completamente eliminati. In questo modo, l’azienda può mantenere un archivio snello e funzionale, liberando spazio e risorse.