Gestione posta in ingresso

Il servizio BPO di Optimo Next si basa su un processo strutturato e flessibile, progettato per rispondere alle esigenze specifiche di ogni azienda.

Tutto ha inizio con un’analisi approfondita dei flussi di posta esistenti, durante la quale valutiamo le necessità aziendali e individuiamo le aree di miglioramento. Questo ci consente di comprendere a fondo le peculiarità del tuo sistema di comunicazione e di proporre soluzioni mirate.

Successivamente, ci occupiamo della digitalizzazione e dello smistamento della posta.

La corrispondenza, sia in formato fisico che digitale, comprese le PEC, viene ricevuta e sottoposta a un processo di scansione. Questo passaggio permette di integrare i documenti cartacei con le comunicazioni digitali, creando un archivio unico e facilmente accessibile. Una volta digitalizzata, la posta viene smistata ai destinatari corretti seguendo criteri specifici stabiliti insieme al cliente, assicurando così una gestione efficiente e accurata.

Dopo lo smistamento, provvediamo alla classificazione e all’archiviazione della posta in sistemi digitali sicuri. Questo garantisce non solo la protezione dei dati sensibili, ma anche un’accessibilità immediata in caso di necessità. Inoltre, forniamo report dettagliati per monitorare costantemente lo stato delle comunicazioni ricevute e offrire una panoramica completa del processo.

Infine, assicuriamo un supporto continuo per garantire che il servizio rimanga sempre efficiente e allineato alle esigenze aziendali. Il nostro team è sempre a disposizione per rispondere a eventuali richieste o intervenire prontamente in caso di necessità, assicurando che ogni fase della gestione della posta funzioni senza intoppi.