Gestione Documentale

Caricare un documento sul Workflow documentale è semplice e immediato: puoi farlo dal tuo computer o attraverso l’importazione diretta da altri sistemi aziendali. Una volta caricato, ogni documento viene arricchito con metadati personalizzabili e applicabili in automatico tramite OCR, come il tipo di documento, la data, l’autore e altri dettagli rilevanti per la tua organizzazione. Questi metadati consentono una classificazione precisa e una ricerca rapida, rendendo ogni file facilmente accessibile e tracciabile all’interno della piattaforma, anche in caso di grandi volumi di dati.

Il modulo di workflow di optimo.docs di Documentale ti permette di creare flussi documentali su misura, adattandoli perfettamente alle esigenze della tua azienda. Attraverso un’interfaccia semplice e visuale, puoi disegnare processi di approvazione e revisione dei documenti, definendo ruoli e responsabilità per ogni fase.

Ogni documento segue il percorso prestabilito, passando automaticamente da un approvatore all’altro, con notifiche puntuali e tracciabilità completa delle azioni. Il sistema assicura che nessun passaggio venga saltato, riducendo i tempi di approvazione e garantendo la conformità dei processi interni.

Firmare digitalmente un documento è un processo rapido e sicuro, perfettamente integrato all’interno del flusso documentale. Il document management system supporta la firma digitale certificata, garantendo l’autenticità e l’integrità del documento, in conformità con le normative vigenti.

Gli utenti possono apporre la firma con pochi clic, senza dover uscire dal sistema o utilizzare software o hardware esterni. Ogni firma è tracciata e associata al firmatario, rendendo i documenti legalmente vincolanti e facilmente verificabili. Questa funzionalità riduce al minimo l’uso della carta, accelerando i processi e migliorando l’efficienza operativa.

Scopri il modulo per la firma digitale

Il Software documentale include un avanzato sistema di controllo versione che ti consente di tenere traccia di ogni modifica apportata ai documenti nel tempo.

Questo garantisce un monitoraggio preciso delle modifiche, evitando perdite di dati o confusione su quale sia la versione più aggiornata. Tutto è trasparente e tracciabile, con indicazioni chiare su chi ha effettuato le modifiche e quando.

Il Workflow documentale garantisce un’archiviazione centralizzata e sicura di tutti i documenti aziendali, organizzati in maniera ordinata grazie ai metadati. La ricerca dei documenti è estremamente rapida ed efficiente, consentendoti di trovare esattamente ciò che cerchi in pochi secondi, anche all’interno di grandi archivi.

Puoi effettuare ricerche per parola chiave, categorie, date o altri criteri specifici, utilizzando i filtri avanzati per affinare i risultati. Con Otimo.Docs, i tuoi documenti sono sempre a portata di mano, senza mai perdere il controllo su ciò che è stato archiviato.

Optimo.docs offre un modulo dedicato alla conservazione digitale a norma, che garantisce la conservazione sicura e legale dei documenti nel tempo, in conformità con le normative vigenti. Questo modulo permette di archiviare i documenti in formato digitale preservandone il valore legale, eliminando la necessità di conservare copie cartacee.

Il sistema gestisce automaticamente i processi di conservazione, come la marcatura temporale e l’apposizione di firme digitali, assicurando che i documenti siano autentici, integri e accessibili anche a distanza di anni. Con la conservazione digitale a norma, Il Software di gestione documentale supporta la tua azienda nel mantenere la piena conformità legale e riduce al minimo i rischi legati alla gestione tradizionale dei documenti.

Scopri il modulo per la conservazione sostitutiva