Gestione archivi cartacei

Optimo Next offre un pacchetto completo per la gestione degli archivi cartacei, adattabile alle esigenze di ogni azienda. Ecco cosa include il nostro servizio:

1. Custodia nel Document Warehouse

I tuoi documenti saranno trasferiti nel nostro document warehouse, uno spazio progettato per garantire la massima sicurezza e un’archiviazione ordinata.
Ecco le caratteristiche del nostro magazzino documentale:

• Sistemi di sicurezza avanzati, tra cui sorveglianza 24/7 e accesso controllato.
• Ambiente con condizioni climatiche ottimali per prevenire danni dovuti a umidità o sbalzi di temperatura.
• Organizzazione degli archivi per categorie, garantendo un rapido recupero dei file.

2. Inventario e catalogazione

Per una gestione efficiente, ogni documento viene registrato e catalogato. Il nostro sistema di inventario consente di:

• Tracciare ogni file con un codice univoco.
• Organizzare i documenti per data, categoria o altri criteri specifici.
• Garantire un accesso rapido e ordinato a tutto l’archivio.

3. Servizio di scarto archivistico

Con il tempo, alcuni documenti diventano obsoleti e non più necessari. Optimo Next offre un servizio di scarto archivistico, conforme alle normative, che include:

• Identificazione dei documenti da eliminare, in base ai tempi di conservazione previsti dalla legge.
• Smaltimento sicuro e certificato per garantire la protezione dei dati sensibili.