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Fascicolo elettronico del dipendente

La gestione dei documenti relativi ai dipendenti può essere complessa e dispendiosa in termini di tempo, soprattutto quando si utilizzano sistemi frammentati o archivi cartacei.
Il software fascicolo elettronico del dipendente di Optimonext è la soluzione ideale per centralizzare e semplificare la gestione di tutti i documenti del personale.

Cos’è un fascicolo elettronico del dipendente?

Il fascicolo elettronico del dipendente è un archivio digitale organizzato che raccoglie e conserva tutti i documenti relativi al ciclo di vita del dipendente in azienda. Grazie al nostro software, ogni file è gestito in modo strutturato e conforme alle normative, garantendo efficienza e risparmio di tempo.

Cosa puoi archiviare?
Cedolini e buste paga.
Certificazioni uniche (CU)
Contratti di lavoro, notifiche e modifiche contrattuali
Attestati relativi alla formazione
Note spese e rimborsi
Documenti di fine rapporto come TFR e lettere di cessazione

I vantaggi del software fascicolo elettronico del dipendente

Tutti i file relativi ai dipendenti sono raccolti in un’unica piattaforma digitale, eliminando la necessità di archivi cartacei o sistemi disordinati.

Grazie a una struttura organizzata per dipendente e categorie, puoi trovare e visualizzare i documenti necessari in pochi clic.

Il software garantisce la conservazione digitale conforme alle normative italiane ed europee, inclusa la protezione dei dati personali.

Automatizza operazioni ripetitive, come il caricamento e la distribuzione dei documenti, liberando il tuo team da attività manuali.

I documenti sono protetti da crittografia e sistemi di accesso controllato, garantendo la massima riservatezza.

Elimina i costi legati alla gestione degli archivi fisici e alle attività di stampa, archiviazione e spedizione.

Passa ad una gestione smart con il fascicolo elettronico del dipendente

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Funzionalità principali del software fascicolo elettronico del dipendente

Organizzazione personalizzata

ogni fascicolo è strutturato in base alle esigenze della tua azienda, con sezioni dedicate per tipo di documento.

Caricamento e aggiornamento automatizzato

carica i documenti manualmente o utilizza integrazioni con altri sistemi aziendali per un aggiornamento automatico.

Ricerca avanzata

trova i documenti in pochi secondi grazie a filtri per nome, tipo di file, dipendente o data.

Distribuzione automatica

Invia documenti come cedolini e CU ai dipendenti in modo sicuro e diretto tramite la piattaforma.

Notifiche e scadenze

Ricevi notifiche per documenti in scadenza, come contratti a termine o certificazioni.

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A chi è rivolto il software fascicolo elettronico del dipendente?

Il nostro modulo è ideale per aziende di tutte le dimensioni e settori, ma è particolarmente utile per:

  • Uffici HR: Per gestire in modo centralizzato e strutturato i documenti di tutto il personale.
  • Consulenti del lavoro: Per organizzare e accedere rapidamente ai file dei propri clienti.
  • Grandi aziende: Per semplificare la gestione documentale di team numerosi e distribuiti.
  • PMI: Per ottimizzare i processi senza dover investire in sistemi complessi.

Domande frequenti

  1. Il software è conforme al GDPR?
    Sì, il nostro software garantisce il pieno rispetto delle normative sulla protezione dei dati personali, con misure di sicurezza avanzate per proteggere la privacy dei dipendenti.
  2. Posso integrare il software con il mio gestionale HR?
    Certamente! Il modulo è progettato per integrarsi facilmente con i principali software gestionali HR, payroll e sistemi documentali.

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