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Digitalizzazione e dematerializzazione documenti

La gestione documentale è uno degli aspetti più critici per il buon funzionamento di ogni azienda. Con il passare del tempo, gli archivi cartacei possono diventare ingombranti, difficili da consultare e costosi da mantenere.
Per questo, noi di Optimo Next offriamo un servizio all’avanguardia di digitalizzazione e dematerializzazione documenti, che ti consente di trasformare il tuo archivio cartaceo in un sistema digitale efficiente, sicuro e immediatamente accessibile.

Perché digitalizzare il tuo archivio?

La digitalizzazione documentale non è solo un modo per eliminare i faldoni di carta dai tuoi uffici, ma rappresenta un passo fondamentale verso una gestione aziendale moderna e competitiva. Ecco i principali motivi per cui sempre più aziende scelgono di digitalizzare i propri archivi:

Efficienza operativa

Con documenti digitalizzati e indicizzati, la ricerca di informazioni diventa rapida e precisa, migliorando la produttività aziendale.

Accesso remoto

I file digitali possono essere consultati in qualsiasi momento e ovunque, favorendo il lavoro da remoto e la collaborazione tra team.

Riduzione dei costi

Diminuisci i costi legati alla gestione degli archivi fisici, come spazi dedicati, materiali e personale.

Sostenibilità ambientale

La digitalizzazione riduce l’uso della carta e contribuisce alla sostenibilità aziendale.

Sicurezza dei dati

I documenti digitalizzati possono essere protetti con backup regolari, crittografia e sistemi di accesso controllato.

Fai digitalizzare e dematerializzare il tuo archivio

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Il processo di digitalizzazione

Il nostro approccio alla digitalizzazione documentale è studiato per garantire la massima efficienza e personalizzazione. Ogni progetto è adattato alle esigenze specifiche del cliente, ma segue un processo consolidato in quattro fasi principali

Il primo passo consiste nella valutazione approfondita del tuo archivio cartaceo. Identifichiamo il volume dei documenti, le tipologie di file da digitalizzare e i criteri di catalogazione più adatti. Questa fase ci consente di definire un piano su misura per garantire tempi e costi ottimali.

Utilizziamo scanner di alta qualità per convertire i documenti cartacei in formato digitale, preservandone ogni dettaglio. Ogni file viene salvato in formati standard come PDF/A, ideale per la conservazione a lungo termine e compatibile con i principali software di gestione documentale.

Questa è la fase che distingue il nostro servizio. Per ogni documento, creiamo un sistema di metadati personalizzati che ne facilitano la ricerca e la gestione. I metadati possono includere informazioni come:

  • Nome del cliente
  • Data di creazione
  • Numero di protocollo
  • Categoria di appartenenza

Grazie a questa classificazione, potrai trovare rapidamente qualsiasi file all’interno del tuo archivio digitale.

I documenti digitalizzati vengono organizzati in una piattaforma sicura e intuitiva.
Offriamo soluzioni cloud o on-premise, con sistemi conformi alle normative sulla privacy e sulla conservazione digitale.
Inoltre, ci occupiamo di integrare l’archivio con i tuoi sistemi aziendali esistenti per una transizione fluida.

I vantaggi dell’indicizzazione con metadati

Velocità di ricerca

Risparmia tempo prezioso accedendo immediatamente ai documenti necessari.

Organizzazione precisa

I metadati creano un archivio strutturato e facilmente navigabile.

Riduzione degli errori

Evita duplicazioni o perdita di file grazie a un sistema di gestione digitale accurato.

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Indicizzazione con metadati: cosa significa e perché è importante

L’indicizzazione con metadati è il cuore del nostro servizio di digitalizzazione. Ma cosa significa esattamente?
Si tratta di associare a ogni documento una serie di informazioni strutturate che ne facilitano la catalogazione e la ricerca.

Ad esempio, un contratto può essere indicizzato con metadati come:

  • Nome del cliente
  • Data di stipula
  • Tipo di contratto (es. fornitura, collaborazione)
  • Numero di riferimento

Questo sistema permette di trovare il documento desiderato in pochi secondi, eliminando le lunghe ricerche tra faldoni o file non organizzati.

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I benefici della digitalizzazione documentale con Optimo Next

01
Soluzioni su misura
Ogni azienda ha esigenze specifiche. Il nostro team progetta soluzioni personalizzate per garantire che la digitalizzazione risponda alle tue necessità operative e normative.
02
Tecnologia all’avanguardia
Utilizziamo scanner di ultima generazione e software avanzati per garantire una qualità eccellente e un’elaborazione rapida dei documenti.
03
Supporto completo
Ti accompagniamo in ogni fase del processo, dalla pianificazione iniziale alla gestione dell’archivio digitale, fino all’integrazione con i tuoi sistemi IT.
04
Conformità e sicurezza
Siamo pienamente conformi alle normative italiane ed europee in materia di privacy e conservazione digitale. I tuoi dati saranno protetti da backup regolari e sistemi di accesso sicuri.