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Conservazione Sostitutiva

SoluzioniConservato.online: la soluzione digitale per i tuoi documenti

In un’epoca in cui la digitalizzazione dei processi aziendali non è più un’opzione, ma una necessità, la conservazione sostitutiva rappresenta una delle soluzioni più efficaci per la gestione dei documenti.

Grazie a Conservato.online, integrato nel più ampio sistema BPO (Business Process Outsourcing), le aziende possono garantire la validità legale dei propri documenti digitali, ridurre i costi e migliorare l’efficienza operativa.

Ma cosa si intende per conservazione sostitutiva e quali vantaggi porta? Scopriamolo insieme.

Cos’è la conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva è un processo regolato dalla normativa italiana che consente di archiviare documenti in formato digitale, garantendone la validità legale e fiscale, al pari degli originali cartacei.

Questo processo si avvale di specifici strumenti tecnologici, come la firma digitale e la marca temporale, per assicurare l’integrità e l’autenticità dei documenti.

In altre parole, la conservazione sostitutiva non si limita a digitalizzare i documenti, ma li rende pienamente conformi alle disposizioni di legge, eliminando la necessità di conservare gli originali cartacei.

Quando integrata in un sistema BPO, diventa parte di una strategia completa per ottimizzare i processi aziendali e migliorare la gestione documentale.

Passa ad una gestione smart con la conservazione documenti

 I vantaggi della conservazione documentale

Conservazione sicura

I tuoi documenti saranno conservati in modo sicuro, accessibile ovunque e in qualsiasi momento.

Indicizzazione semplificata

Conservato.online permette di indicizzare i documenti in modo efficiente, semplificando la ricerca e la gestione dei file.

Procedure tracciate

Ogni operazione sui documenti viene tracciata e registrata per una maggiore trasparenza e conformità.

Risparmio economico

eliminando i costi di stampa, archiviazione fisica e gestione manuale dei documenti.

Conformità normativa

garantisce il rispetto delle disposizioni legali e fiscali, riducendo il rischio di sanzioni.

Efficienza operativa

semplifica i flussi di lavoro e velocizza i processi di archiviazione e ricerca dei documenti.

Vantaggi per i collaboratori e i clienti

Accesso rapido ai documenti

la ricerca di un documento archiviato richiede pochi secondi, migliorando la produttività e la soddisfazione dei clienti.

Maggiore sicurezza

 i documenti digitali sono protetti da sistemi di crittografia e backup, riducendo il rischio di perdita o furto.

Trasparenza

l’archiviazione digitale consente una tracciabilità completa di ogni documento, migliorando la comunicazione interna ed esterna.

Flessibilità

l’accesso ai documenti è possibile ovunque e in qualsiasi momento, anche da dispositivi mobili.

Passa ad una gestione smart con la conservazione documenti​

Su cosa si fonda il nostro servizio di Conservazione digitale?

Il servizio di Conservazione digitale, proposto da Optimo Next, si fonda su garanzia di sicurezza, compliance e persistenza nel tempo.

Responsabile della Conservazione

Optimo Next è in grado di proporre, in ottemperanza alle nuove linee guida AGID del 2022, la figura del responsabile di conservazione aziendale in outsourcing.
Questa figura professionale, che deve possedere comprovate competenze di tipo informatico, giuridico e archivistico, può essere una figura interna all’azienda ma anche acquisita in outsourcing (possibilità non prevista per gli enti pubblici).

Tipologie di documenti da conservare digitalmente con conservato.online

Scritture contabili obbligatorie (es. libro giornale, libro degli inventari), Fatture attive e passive, Dichiarazioni fiscali (es. modello Unico, dichiarazione IVA), Estratti conto bancari, Note spese e giustificativi di pagamento, Contratti di leasing, noleggio e locazione

Versamenti e modelli F24, Cartelle esattoriali e comunicazioni dell’Agenzia delle Entrate, Documentazione relativa a deduzioni e detrazioni fiscali

Statuto e atto costitutivo, Delibere del consiglio di amministrazione e assemblee dei soci, Contratti commerciali e accordi di fornitura, Marchi, brevetti e proprietà intellettuale

Contratti di lavoro e lettere di assunzione, Buste paga e contributi previdenziali:, Registro presenze e orari di lavoro, Documentazione relativa alla sicurezza sul lavoro (DVR, DUVRI, ecc.), Certificati medici e documentazione sulla salute dei lavoratori, Formazione e aggiornamento del personale

Ordini di acquisto e contratti con fornitori, Documenti di trasporto (DDT, CMR, bolle di accompagnamento), Inventari di magazzino

Contratti con clienti e ordini di vendita, Preventivi e offerte commerciali, Privacy policy e consensi per il trattamento dati

Registro dei trattamenti dati (GDPR), Politiche e procedure di sicurezza informatica

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